E-Rechnung-Pflicht 2026–2028: Fristen und Ausnahmen

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat die Einführung bewusst gestaffelt, damit sich kleine Unternehmen später umstellen dürfen als große:

• •Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Laut BMF genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.
• •Bis 31. Dezember 2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen für inländische B2B-Umsätze noch sonstige Rechnungen verwenden; elektronische sonstige Formate wie PDF benötigen die Zustimmung des Empfängers.
• •Bis 31. Dezember 2027: Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz verlängert sich diese Übergangsfrist um ein Jahr.
• •Ab 1. Januar 2028: Nach Ende der Übergangsfristen ist die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Was gilt als E-Rechnung — und was nicht?

Seit 2025 ist der Begriff gesetzlich definiert: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: die XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteter XML).

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie zählt seit 2025 als „sonstige Rechnung“ und genügt nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist nicht für einen ausstellungspflichtigen Umsatz. Auch eine eingescannte Papierrechnung oder Word-Datei ist kein strukturiertes Format.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, einige wenige:

• •Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• •Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• •Rechnungen an Endverbraucher (B2C) — hier bleibt die PDF erlaubt
• •Bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG)
• •Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)

Was passiert bei Verstößen?

Wer ab der für ihn geltenden Frist keine E-Rechnung ausstellt, erfüllt seine umsatzsteuerlichen Pflichten nicht. Das kann den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden und im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen. Praktisch relevanter: Große Kunden werden Lieferantenrechnungen, die nicht der Norm entsprechen, zunehmend zurückweisen.

Was sollten kleine Unternehmen jetzt tun?

Erstens: Ein E-Mail-Postfach für den Empfang benennen und sicherstellen, dass eingehende XML-Rechnungen lesbar und prüfbar sind. Zweitens: Vor Ende der eigenen Übergangsfrist einen Weg für strukturierte Ausgangsrechnungen festlegen. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, benötigt dafür nicht zwingend eine Buchhaltungssuite — ein spezialisierter Online-Generator kann genügen.