XRechnung oder ZUGFeRD — was ist der Unterschied?

XRechnung: reines XML

Die XRechnung ist der deutsche Standard für den strukturierten Rechnungsaustausch, entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Eine XRechnung ist eine einzelne XML-Datei — für Menschen auf den ersten Blick unlesbar, für Software perfekt maschinenlesbar.

Im Geschäft mit Behörden (B2G) ist die XRechnung seit 2020 Pflicht und wird über das Feld Leitweg-ID an den richtigen Empfänger geroutet. Es gibt sie in zwei technischen Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII — beide sind gleichwertig zulässig.

ZUGFeRD / Factur-X: PDF mit eingebettetem XML

ZUGFeRD (ab Version 2 identisch mit dem französischen Factur-X) ist ein Hybridformat: eine normale, lesbare PDF-Rechnung, in die zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Daten eingebettet ist. Der Mensch liest die PDF, die Software liest das XML.

Rechtlich entscheidend: Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten gilt das XML. Deshalb lohnt es sich, bei empfangenen ZUGFeRD-Rechnungen zu prüfen, was tatsächlich in den Daten steht.

Direkter Vergleich

• •Lesbarkeit für Menschen: ZUGFeRD ✓ (PDF-Ansicht) — XRechnung nur mit Viewer
• •B2G (Behörden): XRechnung ist der sichere Standard; ZUGFeRD wird ab Profil EN 16931 teilweise akzeptiert
• •B2B: beide erfüllen die E-Rechnungspflicht 2027/2028
• •Erstellung ohne Software: XRechnung ist einfacher zu erzeugen (eine XML-Datei)
• •Archivierung: beide GoBD-konform aufzubewahren, 8 Jahre (seit 2025)

Welches Format sollten Sie verwenden?

Für Rechnungen an Behörden: XRechnung. Für B2B-Rechnungen: Was Ihr Kunde bevorzugt — im Zweifel ist die XRechnung das „reinere“ Format und wird von jedem normkonformen System verarbeitet. Viele Empfänger schätzen ZUGFeRD, weil die PDF-Ansicht menschenfreundlich bleibt; eine separate PDF-Kopie neben der XRechnung erfüllt denselben Zweck.