E-Rechnung als Kleinunternehmer: Pflicht, Ausnahme und § 19 UStG
Kleinunternehmer müssen seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zur Ausstellung sind Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG jedoch ausgenommen (§ 34a UStDV; BMF-Stand März 2026). Wer freiwillig eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ausstellt, muss die Umsatzsteuerbefreiung technisch korrekt abbilden.
Zuletzt fachlich geprüft am 28. Juli 2026
Was gilt seit wann für Kleinunternehmer?
- •Seit 2025: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang; ein Viewer macht XML-Dateien lesbar.
- •Ausstellung: Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der obligatorischen E-Rechnung ausgenommen.
- •Freiwillig: XRechnung oder ZUGFeRD darf weiterhin ausgestellt werden — etwa auf Kundenwunsch oder wenn andere Vorschriften für öffentliche Aufträge greifen.
Die Besonderheit: keine Umsatzsteuer ausweisen
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus — das muss die E-Rechnung technisch korrekt abbilden. In der XRechnung geschieht das über die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit Steuersatz 0 und einem Befreiungsgrund, üblicherweise: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“
Wer stattdessen einfach 0 % als normalen Steuersatz einträgt (Kategorie S), produziert eine formal ungültige Rechnung — Kategorie S verlangt einen Steuersatz über 0. Das ist der häufigste Fehler bei selbstgebauten Kleinunternehmer-XRechnungen.
Brauchen Kleinunternehmer eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Wer freiwillig strukturierte Rechnungen ausstellt, kann ein Online-Formular verwenden: Kleinunternehmer-Option setzen, Daten prüfen, XML oder ZUGFeRD herunterladen und versenden. Zum Lesen empfangener E-Rechnungen genügt ein Viewer.
Für eine ausgestellte oder empfangene E-Rechnung ist der strukturierte Originalteil aufzubewahren. Wie Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen organisatorisch erfüllen, hängt von Ihrem betrieblichen Verfahren ab.
XRechnung mit § 19-UStG-Option: eine Checkbox, fertig.
Kleinunternehmer-Rechnung erstellenWarum Klarrechnung statt Abo-Software?
Geprüft, nicht nur behauptet
Jede Rechnung läuft durch den offiziellen KoSIT-Validator (EN 16931 + XRechnung 3.0) — dieselbe Prüfung, die auch Behörden verwenden. ZUGFeRD-PDFs sind echtes Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML), maschinell auf Konformität getestet.
Kein Abo-Zwang
Die ersten 3 Rechnungen sind kostenlos, danach 10 Rechnungen für 9 € einmalig — ohne Vertrag. Wer viel schreibt, wählt die optionale Flatrate ab 12 €/Monat. So bezahlen Sie für E-Rechnungen, ohne eine komplette Buchhaltungssuite abonnieren zu müssen.
14 Tools ohne Einrichtung
Gmail, Outlook, Drive, Dropbox, OneDrive, Sheets, Airtable, QuickBooks, HubSpot, Salesforce, Slack, Notion, Kalender, Trello: einmal per OAuth verbinden — Ordner, Tabelle, Board oder CRM-Objekt legt Klarrechnung beim ersten Beleg selbst an.
Kostenlos lesen und prüfen, API inklusive
Empfangene XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien öffnen und prüfen Sie dauerhaft kostenlos. Für den gesetzlichen Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach; Klarrechnung macht die Datei lesbar und prüft ihre strukturierten Daten. Entwickler erzeugen Rechnungen per REST-API (im Business-Tarif enthalten).